Las facturas se diferencian por ser un tipo de documento legal utilizado por vendedores y clientes como constancia de que se llevó a cabo alguna transacción comercial, donde se especifica tanto el servicio/producto que fue comercializado como su precio.
En cualquier caso, independientemente si eres autónomo o si tu negocio es una PYME, debes tener en cuenta que resulta esencial que generes una factura para cada producto que comercialices, y/o trabajo que hagas. Empresas que se dedican a la gestión de facturas como AFINOM son siempre fuente de ayuda para cuando se deben crear varias facturas con profesionalidad.
Pero en caso de que no sepas como hacerlo, te recomendamos seguir leyendo, porque en este post te explicaremos cómo gestionar y crear facturas paso a paso.
Programas de facturación
Los programas de facturación destacan por tratarse de herramientas efectivas que puedes encontrar al momento de organizar la administración de tu negocio, ya que te ayudan a simplificar cualquier clase de gestión, comenzando por la elaboración de facturas hasta llegar a la gestión de inventarios.
De este modo, se pueden conseguir múltiples programas de facturación gratis, los cuales proporcionan numerosas posibilidades, facilitándote la oportunidad de personalizar tus presupuestos y facturas, elaborar facturas automáticas de forma periódica, manejar información gráfica e indicadores con el fin de lograr una gestión más efectiva, conectar tu tienda online, cobrar facturas con PayPal, capturar tus gastos de forma sencilla e incluso, enviar y recibir emails, etc.
En cualquier caso, independientemente si apuestas por el uso de programas de facturación, si decides crear tus facturas a través de Word o Excel, si elaboras facturas manuales o proforma, lo cierto es que deberás hacerlo cada día.
Pasos para lograr una apropiada gestión de facturas
Lo primero que debes tener claro es esto: una factura no está “cerrada” hasta que se cobra.
Mientras no se haya recibido el pago, sigue siendo un tema pendiente que necesita seguimiento.
Para ayudarte, aquí te dejamos los pasos esenciales para gestionar correctamente tus facturas, desde el inicio hasta el cobro:
Negocia la forma de pago
La forma de pago tiene que quedar formalizada y firmada, al igual que el plazo y también las garantías adicionales; por eso lo más aconsejable suele ser apostar por el uso de pagarés, esto a causa de la solidez jurídica que poseen.
El método de pago que selecciones tiene que indicarse dentro de cualquier documentación que emitan, tanto en presupuestos como en facturas.
Cumplimiento del acuerdo
Cada una de las partes tiene que cumplir totalmente con lo acordado, a fin de poder prevenir retrasos y también posibles devoluciones que terminen atrasando los pagos.
Facturación
Resulta importante que rellenes cada uno de los datos obligatorios y que al mismo tiempo, te asegures de cumplir el reglamento fijado a través del Real Decreto 1619/2012.
Una vez incluidos, sería apropiado que los repases bien, ya que si llegara a existir algún error, el mismo podría terminar causándole problemas a tu negocio.
Envío
Hay ciertos plazos legales máximos cuando de la emisión de una factura se trata; sin embargo, lo más recomendable siempre será que te asegures de hacerlo lo más pronto posible, a fin de prevenir posibles retrasos innecesarios.
Hoy en día, el procedimiento más rápido que puedes usar consiste en la factura electrónica y también la digitalización del documento (si trabajas con facturas tradicionales en papel), para después poder enviarla a través de correo electrónico.
Organización
Tienes que organizar los cobros pendientes con base en su nivel de prioridad en función de los clientes, fecha de vencimiento y/o volumen. Dicho de otro modo, tienes que gestionar eso que sea más importante y que debas realizar primero.
Seguimiento
Debes asegurarte de revisar continuamente las facturas pendientes de cobro, de tal manera que puedas comprobar su fecha de vencimiento, estado, retrasos, y/o posibles circunstancias especiales.
Vencimiento
Tienes que considerar la fecha de vencimiento a fin de evitar la morosidad; asimismo, debes tener presente que aquellos pagos cuyo vencimiento se produce durante períodos vacacionales, por lo general, se retrasan.
Pasos para elaborar una factura
A la hora de emitir una factura, ya sea para un producto o un servicio, y sin importar el tipo de negocio que tengas, es fundamental conocer qué datos deben incluirse obligatoriamente. Toda factura válida debe contener los siguientes elementos:
- Número de serie y correlación:Cada factura debe tener un número único y correlativo, empezando por «01» al inicio del ejercicio fiscal. Este número debe ir acompañado del año fiscal correspondiente. Ejemplo: «01/22» (primera factura del año 2022).
- Fecha de emisión:La fecha debe coincidir con el orden correlativo del número de factura y reflejar el momento exacto en que se emite el documento.
- Datos del destinatario:Incluye el nombre completo (o razón social), NIF o CIF, y dirección fiscal del cliente. También es recomendable añadir otros datos de contacto como teléfono o correo electrónico si se considera relevante.
- Domicilio de ambas partes:Es importante indicar la dirección tanto del emisor como del receptor de la factura.
- Descripción de los productos o servicios:Debe detallarse de forma clara el bien o servicio prestado, incluyendo su precio unitario y, si corresponde, la unidad de medida.
- Cantidad e importes parciales:En las columnas correspondientes se debe reflejar:
- La cantidad de cada producto o servicio.
- El precio por unidad.
- El importe total por línea, es decir, la base imponible antes de aplicar impuestos.
- Base imponible:Es el total del importe antes de aplicar el IVA y cualquier otra retención.
- Tipo de IVA aplicado:Se debe especificar el porcentaje correspondiente según se trate de un IVA general, reducido o superreducido.
- Retención del IRPF (si aplica):En ciertos casos, como en facturas de autónomos, puede ser obligatorio aplicar una retención de IRPF.
- Importe total a pagar:Se trata del resultado final tras sumar el IVA a la base imponible y restar, si corresponde, la retención del IRPF.
