Las facturas se diferencian por ser un tipo de documento legal utilizado por vendedores y clientes como constancia de que se llevó a cabo alguna transacción comercial, donde se especifica tanto el servicio/producto que fue comercializado como su precio.
En cualquier caso, independientemente si eres autónomo o si tu negocio es una PYME, debes tener en cuenta que resulta esencial que generes una factura para cada producto que comercialices, y/o trabajo que hagas. Empresas que se dedican a la gestión de facturas como AFINOM son siempre fuente de ayuda para cuando se deben crear varias facturas con profesionalidad.
Pero en caso de que no sepas como hacerlo, te recomendamos seguir leyendo, porque en este post te explicaremos cómo gestionar y crear facturas paso a paso.
Programas de facturación
Los programas de facturación destacan por tratarse de herramientas efectivas que puedes encontrar al momento de organizar la administración de tu negocio, ya que te ayudan a simplificar cualquier clase de gestión, comenzando por la elaboración de facturas hasta llegar a la gestión de inventarios.
De este modo, se pueden conseguir múltiples programas de facturación gratis, los cuales proporcionan numerosas posibilidades, facilitándote la oportunidad de personalizar tus presupuestos y facturas, elaborar facturas automáticas de forma periódica, manejar información gráfica e indicadores con el fin de lograr una gestión más efectiva, conectar tu tienda online, cobrar facturas con PayPal, capturar tus gastos de forma sencilla e incluso, enviar y recibir emails, etc.
En cualquier caso, independientemente si apuestas por el uso de programas de facturación, si decides crear tus facturas a través de Word o Excel, si elaboras facturas manuales o proforma, lo cierto es que deberás hacerlo cada día.
Pasos para lograr una apropiada gestión de facturas
Lo primero que tienes que considerar consiste en que el ciclo de una factura termina justo en el momento en que se cobra, por lo que hasta dicho momento, el documento exige atención y dedicación.
Dicho esto, a continuación te indicamos los pasos que debes llevar a cabo para conseguir una adecuada gestión de facturas:
Negocia la forma de pago
La forma de pago tiene que quedar formalizada y firmada, al igual que el plazo y también las garantías adicionales; por eso lo más aconsejable suele ser apostar por el uso de pagarés, esto a causa de la solidez jurídica que poseen.
El método de pago que selecciones tiene que indicarse dentro de cualquier documentación que emitan, tanto en presupuestos como en facturas.
Cumplimiento del acuerdo
Cada una de las partes tiene que cumplir totalmente con lo acordado, a fin de poder prevenir retrasos y también posibles devoluciones que terminen atrasando los pagos.
Facturación
Resulta importante que rellenes cada uno de los datos obligatorios y que al mismo tiempo, te asegures de cumplir el reglamento fijado a través del Real Decreto 1619/2012.
Una vez incluidos, sería apropiado que los repases bien, ya que si llegara a existir algún error, el mismo podría terminar causándole problemas a tu negocio.
Envío
Hay ciertos plazos legales máximos cuando de la emisión de una factura se trata; sin embargo, lo más recomendable siempre será que te asegures de hacerlo lo más pronto posible, a fin de prevenir posibles retrasos innecesarios.
Hoy en día, el procedimiento más rápido que puedes usar consiste en la factura electrónica y también la digitalización del documento (si trabajas con facturas tradicionales en papel), para después poder enviarla a través de correo electrónico.
Organización
Tienes que organizar los cobros pendientes con base en su nivel de prioridad en función de los clientes, fecha de vencimiento y/o volumen. Dicho de otro modo, tienes que gestionar eso que sea más importante y que debas realizar primero.
Seguimiento
Debes asegurarte de revisar continuamente las facturas pendientes de cobro, de tal manera que puedas comprobar su fecha de vencimiento, estado, retrasos, y/o posibles circunstancias especiales.
Vencimiento
Tienes que considerar la fecha de vencimiento a fin de evitar la morosidad; asimismo, debes tener presente que aquellos pagos cuyo vencimiento se produce durante períodos vacacionales, por lo general, se retrasan.
Pasos para elaborar una factura
Ahora bien, para crear facturas, independientemente de su tipo o de la clase de negocio que tengas, lo primero que tienes que conocer son los datos que deben incluirse, ya que siempre deben estar presentes los siguientes:
- El número de serie de la factura, mismo que debe ser correlativo y debe ordenarse comenzando en el número 1, siendo acompañado del año fiscal actual. Por ejemplo, “01/22” (o primera factura del año 2022).
- La fecha de emisión del documento, la cual debe ser igualmente correlativa al número de factura.
- Datos del remitente, es decir, a quien se dirige el documento. Se incluye nombre y apellidos, CIF o NIF y dirección; aunque también se pueden agregar otros datos relevantes, por ejemplo, número telefónico o dirección de correo electrónico, entre otros.
- Domicilio de las partes involucradas.
- Descripción clara del producto/servicio junto a su precio unitario, para poder establecer la base imponible, es decir, el importe total antes del impuesto.
- Importe o cantidad de cada producto o servicio (dentro de una de las columnas), y el importe por unidad (en la otra). También podría existir una columna adicional con el importe total (base imponible).
- Base imponible (cantidad de la factura antes de los impuestos)
- Tipo impositivo de IVA, cuyo porcentaje puede variar dependiendo de si el mismo es reducido, normal o superreducido.
- Retención del IRPF (sólo si es preciso).
- El importe total a pagar, el cual debe calcularse al sumarle el porcentaje de IVA a la base imponible.
·Importe total, es decir, la suma de la base imponible (IRPF + IVA)
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